Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Choć termin wydaje się odległy, skala zmian wymaga wcześniejszego przygotowania. W Biurze Rachunkowym Janowski trzymamy rękę na pulsie. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje oraz nasz harmonogram działań, który zapewni Państwu bezpieczne przejście na nowy system.
Od kiedy wchodzi obowiązek KSeF?
Terminy wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania zostały podzielone na dwa etapy:
- Od 1 lutego 2026 r. – dla firm, których obrót przekroczył 200 mln zł (za 2024 r.).
- Od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych podatników.
Ważne: Generalnie wszyscy podatnicy muszą być gotowi technicznie na odbiór faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 r., nawet jeśli sami będą objęci obowiązkiem ich wystawiania dopiero od kwietnia.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony bezpośrednio przez system KSeF w określonym formacie XML. Po przesłaniu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny z systemu. Oznacza to rewolucję w dokumentacji: faktury wystawiane ręcznie w formie papierowej lub zwykłe pliki PDF przestaną obowiązywać jako dokumenty księgowe.
Zmiana ta dotyczy wszystkich podatników VAT (zarówno czynnych, jak i zwolnionych), niezależnie od formy prawnej prowadzonej działalności.
Plan wdrożenia KSeF w Biurze Rachunkowym Janowski
Aby proces przebiegł sprawnie, wdrożenie KSeF podzieliliśmy na konkretne etapy:
- Lipiec – Sierpień: Nadanie uprawnień dla biura oraz osób odpowiedzialnych w Państwa firmach za wdrożenie KSeF.
- Wrzesień – Grudzień: Integracja Państwa systemów do fakturowania z wersją przedprodukcyjną KSeF. W tym czasie doprecyzujemy zasady wymiany faktur z biurem oraz przeprowadzimy testy i szkolenia pracowników.
- Styczeń 2026: Pełna integracja z wersją produkcyjną KSeF (gotowość do startu).
Jak nadajemy uprawnienia?
- Spółki: Osoby prowadzące działalność w formie spółek nadają uprawnienia poprzez zgłoszenie osoby do Urzędu Skarbowego na druku ZAW-FA. Takie zgłoszenia przygotujemy za Państwa i prześlemy do podpisu.
- Jednoosobowe Działalności Gospodarcze i Rolnicy: Uprawnienia można nadać jedynie elektronicznie, logując się bezpośrednio do KSeF. Szczegółową instrukcję nadawania uprawnień prześlemy Państwu wkrótce drogą mailową.
Co trzeba zrobić teraz?
Na obecnym etapie prosimy o podjęcie dwóch działań:
- Sprawdzenie, czy Państwa obecny program do faktur obsługuje lub będzie obsługiwał KSeF.
- Jeśli wystawiają Państwo faktury ręcznie – to moment, aby pomyśleć o zakupie odpowiedniego oprogramowania.
W razie wątpliwości prosimy o kontakt z nami.